MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Manajemen Sumber Daya Manusia

adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian atas pengadaan, pengembangan, pemberian kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja tenaga kerja dengan maksud untuk mencapai tujuan perusahaan, individu dan masyarakat

Fungsi Manajemen :

Perencanaan

Pengorganisasian

Pengarahan

Pengendalian

Fungsi Operasional :

Pengadaan

Pengembangan

Pemberian balas jasa

Pengintegrasian

Pemeliharaan

Pemutusan hubungan kerja

Peranan dalam pencapaian tujuan :

Tujuan perusahaan

Tujuan individu

Tujuan masyarakat

PENDEKATAN MSDM

 

Aliran Pemikiran Manajemen	Pendekatan MSDM
Klasik : Manajemen Ilmiah Neo Klasik : Hubungan Manusiawi / Perilaku Modern : Sistem Sosial	Mekanis Paternalistik Kontingensi / Situasional

 

Pendekatan Mekanis :

Ø Manusia diperlakuan seperti faktor produksi (mesin)

Ø Biaya semurah-murahnya

Ø Tenaga dipergunakan sepenuh-penuhnya

Sehingga timbul masalah, al :

1.  Pengangguran teknologi

2.  Tidak ada rasa pasti

3.  Timbul serikat buruh

4.  Rasa bangga turun

5.  dlsb.

Pendekatan Paternalistik :

Sikap melindungi terhadap karyawan / ‘kebapakan’

Dampak positif : menahan perkembangan serikat buruh

Dampak negatif : ada kesan seperti membeli kesetiaan karyawan

Dua sifat manajer paternalistik :

Motif laba tidak menonjol

Fasilitas yang diberikan merupakan keputusan manajer ( jika krn tekanan dari karyawan bukan paternalistik )

Pendekatan Sistem Sosial :

Perusahaan merupakan sistem terbuka yang dipengaruhi oleh lingkungan

Sehingga semua pihak yang berkepentingan           (stakeholder) harus diperhatikan

Sistem internal : manajer dan karyawan

Sistem eksternal : pemerintah, masyarakat, pemegang saham, serikat pekerja, supplier, kriditur, bank, pelanggan

FUNGSI PENGADAAN

Sebelum karyawan berada dalam perusahaan, perlu lebih dulu menetapkan :

1.  Pekerjaan apa yang perlu dikerjakan

2.  Bagaimana pekerjaan itu dikerjakan

3.  Pengetahuan, ketrampilan dan karakteristik lain yang disyaratkan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut

4.  Jumlah orang yang diperlukan

Jadi butuh perencanaan tenaga kerja yang meliputi :

Perencanaan kualitas / mutu

Perencanaan kuantitas / jumlah

Yang perlu diperhatikan bahwa perencanaan tenaga kerja merupakan bagian dari perencanaan perusahaan

Bagan Perencanaan Tenaga Kerja :

Perencanaan Kualitas / Mutu Tenaga Kerja

Menentukan standar pekerjaan dan standar karyawan dengan melakukan analisis perkerjaan

Analisis Pekerjaan :

Menyelidiki dan mengumpulkan informasi mengenai pelaksanaan dan tanggung jawab suatu pekerjaan

Cara pengumpulan informasi :

1.  Questioner

2.  Written narrative

3.  Observasi

4.  Interview

Hasil analisis pekerjaan :

1.  Diskripsi pekerjaan

·      Merupakan jawaban dari pertanyaan apa, mengapa dan bagaimana suatu pekerjaan dikerjakan

·      Pernyataan faktual mengenai tugas dan tanggung jawab suatu pekerjaan

·      Standar pekerjaan

2.  Spesifikasi pekerjaan

·      Siapa yang harus mengerjakan suatu pekerjaan

·      Pernyataan tentang sifat dan kemampuan orang untuk mengerjakan suatu pekerjaan

·      Standar karyawan

Bentuk Diskripsi Pekerjaan :

1.  Identifikasi Pekerjaan

Nama pekerjaan

Ikut di bagian mana

Nomer kode

2.  Ringkasan Pekerjaan

3.  Output / hasil yang harus dicapai

4.  Tugas / kegiatan / aktivitas yang dilakukan

5.  Pengawasan yang diterima dan diberikan

6.  Hubungan dengan pekerjaan lain

7.  Alat / mesin / bahan / tenaga kerja yang digunakan

8.  Kondisi / keadaan tempat kerja

9.  Definisi istilah-istilah yang dipergunakan

10.                  Catatan tambahan jika perlu

Bentuk Spesifikasi Pekerjaan :

1.  Identifikasi pekerjaan

2.  Ringkasan pekerjaan

3.  Syarat-syarat calon pekerja

·      Pendidikan yang diperlukan

·      Pengalaman

·      Tingkat inisiatif

·      Usaha fisik / jasmani

·      Usaha mental

·      Tanggung jawab

·      Kondisi dan tempat kerja

·      Resiko kerja

·      Umur yang cocok

·      Tinggi badan

·      Kemampuan berkomunikasi

·      Syarat-syarat lain yang dipandang perlu

Manfaat diskripsi dan spesifikasi pekerjaan :

·      Pengadaan tenaga kerja

·      Orientasi / induksi

·      Pengembangan tenaga kerja

·      Evaluasi jabatan

·      Penilaian prestasi kerja

·      Promosi dan transfer

·      Perbaikan organisasi

·      Konseling

·      Hubungan industrial

·      Merancang kembali pekerjaan

·      K3

Perencanaan Kuantitas / Jumlah Tenaga Kerja

Menentukan jumlah karyawan / tenaga kerja dengan melakukan analisis beban kerja dan analisis angkatan kerja

Analisis Beban Kerja (Work Load Analysis)

Berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan untuk suatu pekerjaan

Hal yang perlu dipertimbangkan :

1.  Ramalan penjualan untuk menentukan rencana produksi

2.  Penjadwalan pekerjaan

3.  Produktivitas karyawan

Analisis Angkatan Kerja (Work Force Analysis)

Berapa jumlah karyawan yang harus ada untuk menyelesaikan suatu pekerjaan

Hal yang perlu dipertimbangkan :

1.  Tingkat absensi karyawan

2.  Tingkat perputaran karyawan

Tingkat Absensi Karyawan :

      

Dihitung dengan rumus

           

              Man days lost

-----------------------------------------  X 100%

Man days work + Man days lost

Kriteria :

Kurang dari 3 %, bandingkan dengan perusahaan sejenis atau waktu sebelumnya

Akibat tingkat absen yang tinggi :

Jadwal penyelesaian terlambat

Biaya meningkat

Karakteristik yang melakukan absen :

Cenderung tidak hadir (absence prone)

Sebab ketidak hadiran :

sakit,

transportasi,

keperluan pribadi

Tingkat loyalitas

Usia

Jenis kelamin

Hari-hari ketidak hadiran

Keadaan tempat kerja :

jam kerja,

pekerjaan monoton,

pengawasan buruk

Tingkat Perputaran Tenaga Kerja (Labor Turn Over Rate)

Tingkat keluar masuknya karyawan dalam perusahaan

Penyebab karyawan keluar dari perusahaan :

pensiun

meninggal dunia

dipecat

pemindahan

pengunduran diri

Akibatnya :

·      peningkatan biaya pengadaan, pengembangan, biaya produksi per unit

·      tingkat kecelakaan meningkat

·      produksi tertunda

·      pemborosan à kerja lembur

Perhitungan tingkat perputaran tenaga kerja :

1.  Accession rate (tambahan tenaga kerja)

2.  Separation rate (pemutusan tenaga kerja)

3.  Replacement rate (pertukaran tenaga kerja)

Work force = Work load + Absence + Turn over

Recruitment (Penarikan Tenaga Kerja)

Merupakan proses mencari tenaga kerja

Sumber Tenaga Kerja :

1.  Intern (sumber dari dalam perusahaan)

Beberapa aspek positif :

·      Mendorong transfer dan promosi

·      Menaikkan moral kerja

·      Ada informasi yang lengkap tentang karyawan

2.  Ekstern (sumber dari luar perusahaan)

Langkah-langkah yang dapat dilakukan :

·      Memasang iklan

·      Mencari di Disnaker

·      Rekomendasi dari  karyawan

·      Sekolah / Perguruan tinggi

·      Serikat Pekerja

·      Pelamar kebetulan

·      Family system

·      Leasing (pinjam sementara)

Seleksi

Memilih sesuai dengan yang dikehendaki melalui suatu proses

Proses mengambil keputusan untuk menerima atau menolak calon tenaga kerja

menerima    à proses positif

menolak      à proses negatif

kegiatan yang paling rawan/kritis bagi perusahaan oleh karena itu perlu ketat, cermat, dan waspada karena :

·      kesuksesan perusahaan tergantung produktivitas para karyawannya

·      harus dipilih yang terbaik

·      pemilihan yang tepat dapat menghemat biaya dan waktu

·      memperoleh calon yang mempunyai kesempatan lebih banyak dalam pengembangannya

Tujuan proses seleksi :

Memperoleh calon karyawan yang secara optimal memiliki kualifikasi yang dituntut oleh persyaratan pekerjaan (spesifikasi pekerjaan) sehingga ia akan menyumbangkan prestasi yang memuaskan dalam pekerjaannya

Pelaksanaan seleksi :

Terdapat empat unsur utama dalam proses seleksi :

Ciri pribadi	spesifikasi pekerjaan
Alat-alat seleksi	surat lamaran formulir test wawancara pemeriksaan kesehatan
Pejabat seleksi	satu orang team
Calon tenaga kerja	hasil dari rekrut

Jenis test dalam seleksi :

1.  Untuk mengetahui kemampuan calon saat ini (current ability)

2.  Untuk memperkirakan tingkah laku masa yang akan datang (psikologi) :

·      Intelligence test (test kecerdasan / kemampuan mental)

·      Aptitude test ( test bakat)

·      Achievement test (tes prestasi)

·      Interest test (test minat)

·      Personality test (test kepribadian)

Induksi / Orientasi

Program untuk membantu karyawan baru menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja

Tujuan :

·      Memperkenalkan perusahaan kepada karyawan baru, seperti : tujuan perusahaan, struktur organisasi, pejabat, teman sekerja, kebijakan, prosedur

·      Menanamkan kesadaran agar turut berperan dan terlibat dalam perusahaan

·      Memberi kesempatan bagi karyawan untuk bertanya

·      Pengarahan dasar yang diperlukan untuk sukses

·      Memperkenalkan berbagai fasilitas fisik

Tiga informasi pokok dalam program orientasi :

1.  Tinjauan menyeluruh tentang perusahaan

2.  Berbagai peraturan penting dalam kerja

3.  Berbagai keuntungan yang diperoleh dari perusahaan

FUNGSI  PELATIHAN & PENGEMBANGAN

Pelatihan (training) :

suatu proses pendidikan jangka pendek bagi karyawan operasional untuk memperoleh ketrampilan teknis operasional

Pengembangan (development) :

suatu proses pendidikan jangka panjang bagi karyawan manajerial untuk memperoleh penguasaan konsep-konsep dan teori-teori

Tanpa pelatihan dan pengembangan : coba-coba, biaya lebih besar

Dengan pelatihan dan pengembangan : akan lebih efisien dan sistematis

Pentingnya pelatihan dan pengembangan :

1.  Menaikan produktivitas

2.  Menaikan moral kerja

3.  Mengurangi pengawasan

4.  Menurunkan tingkat kecelakaan kerja

5.  Menaikan stabilitas dan flesibilitas

6.  Menyesuaikan dengan perkembangan teknologi

Skema tujuan dan metode pelatihan dan pengembangan karyawan:

Tujuan	Sifat Pengembangan	Proses Pengembangan	Metode
Memperbaiki tingkat efektivitas kegiatan karyawan dalam mencapai hasil yang telah ditetapkan	o   Pengembangan pengetahuan o   Pengembangan ketrampilan o   Pengembangan sikap	o   Intelektualitas o   Latihan / Praktek o   Sikap / sifat emosional	sekolah, kuliah, ceramah, audiovisual, programmed instruction. Diskusi kasus, game, role playing. Game, sensitivity training.

Tujuan akhir pelatihan dan pengembangan adalah tercapainya sasaran organisasi.

Pelatihan dan pengembangan merupakan salah satu alat manajemen untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan sumber daya manusia.

Yang bertanggung jawab adalah Direktur Pelatihan dan Pengembangan (tergantung struktur organisasi)

Syarat-syaratnya:

1.  Seorang ahli belajar àpaham proses belajar yang efektif

2.  Ahli analis sistem organisasi

3.  Ahli komunikasi

4.  Konsultan bagi organisasinya

5.  Seorang administrator

Pelatihan

Meliputi :

o  Bidang operasi teknis dan mekanis

o  Untuk karyawan non managerial

o  Jangka pendek

o  Berdasar tuntutan pekerjaan yang ada sekarang

Ditujukan untuk kelompok karyawan yang belum mampu:

o  Karyawan baru

o  Karyawan lama yang prestasinya belum memuaskan

Analisis kebutuhan akan pelatihan :

1.  Standar pekerjaan dan standar orang à analisis pekerjaan

2.  Membandingkan antara prestasi nyata dengan standar

3.  Evaluasi terhadap bagian/ unit yang perstasinya di bawah standar

Tanda-tanda adanya kebutuhan training :

1.  Standar kerja tidak terpenuhi

2.  Kecelakan kerja

3.  Terlampau banyak barang afkiran

4.  Terlampau sering perlu direparasi

5.  Turn over tenaga kerja tinggi

6.  Jadwal tidak terpenuhi

Selain melalui analisis kebutuhan dapat juga dilakukan karena:

1.  Permintaan pihak manajemen

2.  Wawancara atau observasi

3.  Penilaian prestasi kerja

Training (pelatihan) adalah proses pendidikan/ proses belajar  sehingga dalam pelaksanaannya harus  memperhatikan prinsip-prinsip belajar:

1.  Motivasi : semakin dimotivasi semakin mudah dan cepat dipelajari

2.  Progress Report (laporan kemajuan)

3.  Re inforcement (hadiah / hukuman)

4.  Praktek

5.  Perbedaan individual

6.  Learning plateau

7.  Peserta dan pelatih à kemampuan dan kemauan

8.  Metode yang sesuai

Metode pelatihan :

1. On the job training (training dalam pekerjaan)

·      Tanggung jawab pada supervisor (mandor) à bertindak sebagai pelatih

·      Banyak digunakan perusahaan karena:

o  Pekerjaan dapat dipelajari dalam waktu singkat

o  Sederhana à tidak perlu staf khusus dan hemat

o  Peserta dihadapkan pada situasi yang sesungguhnya

2. Training di dalam kelas

·      tanggung jawab pada staf bagian training

·      dilakukan jika training yang dilakukan melampaui kemampuan manager garis

·      keuntungannya :

spesialisasi dan peserta dapat maju sesuai kemampuannya

·      kerugiannya :

peserta dihadapkan pada keadaan yang tidak senyatanya (artifisial) sehingga perlu waktu untuk penyesuaian

3. Program Apprenticeship (magang)

·      untuk pekerjaan yang membutuhkan keterampilan yang relatif tinggi

·      menggabungkan kedua metode diatas

4. Kursus – kursus khusus

·      programmed learning à belajar sendiri

Menilai keberhasilan training :

1.  Refleksi peserta        à questioner

2.  Hasil belajar      à test

3.  Tingkah laku     à pengamatan

4.  Prestasi kerja    à output

Pengembangan

 

Pengembangan manager penting karena:

1.  PD II menyebabkan kekurangan tenaga manager

2.  Setelah PD II terjadi peningkatan produksi dan expansi

3.  Pekerjaan manager saat ini kompleks

Prinsip-prinsip pokok pengembangan :

1.  Pengembangan manager adalah pengembangan diri sendiri

2.  Sehingga harus didasarkan perbedaan individu

3.  Proses pengembangan jangka panjang à pendidikan

4.  Atasan mempunyai peran penting yang dapat mempengaruhi perkembangan manager

Metode:

1.  Kuliah, sekolah, ceramah

2.  Diskusi

3.  Kasus

4.  Rotasi, panitia, proyek khusus

Penilaian Prestasi Kerja

(Performance Appraisal)

Apa perlunya menilai prestasi kerja karyawan ?

1.  Untuk mengetahui hasil pekerjaan karyawan

Hasil pekerjaan : standar

2.  Untuk mengetahui keadaan diri karyawan sendiri

Sikap, watak, kekuatan, kelemahannya

(prestasi positif --- motivasi meningkat)

3.  Untuk mengetahui potensi yang dapat dikembangkan lebih lanjut

Siapa yang melakukan penilaian ?

·      Atasan langsung kemudian diperiksa oleh atasan penilai

·      Teman sekerja

·      Panitia

·      Diri sendiri

Sifat penilaian prestasi kerja :

·      Formal à satu atau dua kali per tahun

·      Informal à setiap hari

Hasil penilaian dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dalam hal :

·      Promosi (kenaikan pangkat/tingkat)

·      Mutasi / transfer (pemindahan pekerjaan)

·      Demosi (penurunan pangkat)

·      Pemberhentian

·      Program pelatihan

Penilaian prestasi kerja harus obyektif :

Menggunakan dasar standar kualitas dan kuantitas pekerjaan

standar pekerjaan : prestasi kerja à penilaian prestasi kerja à umpan balik

Metode penilaian :

1.  Metode Ranking

Karyawan diurutkan dari yang paling produktif s/d yang paling tidak produktif

Misalnya dibagi dengan klasifikasi :

Baik

Di atas rata-rata

Rata-rata

Di bawah rata-rata

Jelek

Untuk penentuan jumlah dengan menggunakan distribusi normal

Kelemahan : sulit membandingkan, distribusi, dipaksakan

2.  Metode checklist

 

Menggunakan daftar periksa, misalnya :

Kualitas pekerjaan

Kuantitas pekerjaan

Pengawasan yang diperlukan

Kehadiran

Kelemahan : sukar diterapkan dengan tepat apabila

·      ada perbedaan dalam pekerjaan yang dinilai, standar penilaian, keahlian yang diperlukan, pengalaman yang diperlukan

·      ada karyawan lama dan karyawan baru

3.  Menggabungkan kedua metode di atas

4.  Metode uraian

Beberapa kesalahan dalam penilaian :

1.  Penilai dipengaruhi oleh sifat yang menonjol (baik/jelek) dari bawahan yang dinilai

2.  Penilai menilai orangnya (ras, jenis kelamin, umur) bukan pekerjaannya. Orang yang disenangi akan memperoleh nilai yang tinggi

3.  Penilai memberi nilai tengah kepada semua bawahan

4.  Penilai membandingkan orangnya. Tidak menggunakan standar

5.  Penilai menilai jabatan, bukan hasil kerja. Semakin tinggi jabatan semakin tinggi nilai

6.  Penilai dipengaruhi oleh tujuan penilaian. Untuk kebutuhan promosi, nilai tinggi. Untuk kebutuhan training, nilai rendah

7.  Standar pekerjaan tidak jelas